Per festeggiare la prima edizione del “Global Exhibitions Day” la giornata mondiale delle fiere, promossa da UFI – The Global Association of the Exhibition Industry, per evidenziare il ruolo fondamentale delle manifestazioni fieristiche nell’economia globale, che cade oggi 8 giugno 2016, MCE ha realizzato un vademecum dedicato alle aziende che possono trovare nelle fiere lo strumento ideale per sviluppare il proprio business e valorizzare l’immagine del proprio marchio.

Nel panorama fieristico, le manifestazioni B2B come MCE, rappresentano per gli operatori professionali un’occasione unica per scoprire le ultime novità, capire l’innovazione e le tecnologie sempre più avanzate di prodotti e soluzioni e riuscire così ad individuare i trend del mercato. Un’occasione che l’azienda espositrice deve quindi preparare nei dettagli in tutte le sue fasi: prima, durante e dopo l’evento.

IL VADEMECUM DI MCE – MOSTRA CONVEGNO EXPOCOMFORT
PRIMA DELLA FIERA

DEFINIRE GLI OBIETTIVI E LE STRATEGIE
Le fiere consentono di raggiungere obiettivi diversi rispetto alla semplice attività commerciale. E’ pertanto fondamentale definire una propria rosa di obiettivi: trovare nuove alleanze commerciali e distributive, confrontarsi con la concorrenza e con il mercato, incrementare la brand awareness, presentare nuovi prodotti o soluzioni, avviare nuove relazioni, ecc. Ogni obiettivo deve essere accompagnato da una pianificazione precisa di attività di comunicazione e un messaggio personalizzato secondo i diversi target cercando di ottimizzare il budget a disposizione.

SCEGLIERE LA FIERA GIUSTA
Prima di iscriversi ad una fiera verificate la tipologia di evento, analizzate il panorama merceologico dei prodotti, i dati delle edizioni precedenti e le categorie professionali di operatori in visita, il tipo di distribuzione e l’area geografica di copertura per riuscire a capire se l’evento è in linea con il vostro business.

SCEGLIERE LA POSIZIONE
Le fiere B2B, specialmente quelle di grandi dimensioni, presentano un lay out espositivo diviso per settori merceologici; è molto importante quindi scegliere una posizione nel comparto industriale di riferimento della propria attività produttiva o in quella più vicina alle strategie di business, così da essere sicuri di intercettare l’operatore di interesse.

DEFINIRE LA COMUNICAZIONE
Elaborate una strategia di comunicazione che comprenda tutti i mezzi del marketing mix, pubblicità on e off line, attività di ufficio stampa, social network, newsletter aziendale, sito web, e naturalmente materiali promozionali cercando di ottimizzare le risorse economiche a disposizione.

Mettete a frutto anche gli strumenti di comunicazione che tutte le manifestazioni fieristiche offrono, dal catalogo, alla possibilità di inviare dem/newsletter dedicate al data base visitatori della manifestazione, alla visibilità sul sito dell’evento, agli inviti clientela, alla pubblicità nel quartiere espositivo, all’ufficio stampa in fiera e tanti altri servizi.

PIANIFICARE I PRODOTTI DA PRESENTARE ED EVENTUALI EVENTI
Uno stand accogliente attrae più facilmente un potenziale visitatore ma la partita in fiera non si gioca solo sull’immagine e la dimensione dello stand, bensì sui contenuti presentati e sulle attività di comunicazione. Selezionare oltre alle novità gli altri eventuali prodotti che volete promuovere secondo il target di operatori professionali previsti ed elaborate eventuali strategie ad hoc commerciali e di promozione.

L’organizzazione di iniziative all’interno dello stand è sempre una strategia importante per far emergere la vostra azienda durante la fiera; è necessario però predisporre un mix di attività di comunicazione per promuoverle e supportarle fin dai mesi precedenti.

DURANTE LA FIERA

IL PERSONALE IN STAND
Nelle fiere specializzate l’operatore cerca un’offerta concreta e un supporto altamente professionale, per approfondire di persona quello che magari ha già scoperto in rete o sul sito della vostra azienda. È necessario quindi coinvolgere sullo stand un team aziendale che comprenda sia competenze tecniche che commerciali ma anche di comunicazione in grado quindi di gestire i diversi target di pubblico: clienti acquisiti, clienti potenziali e media. L’incontro faccia a faccia rimane il migliore canale non solo per trasmettere informazioni, ma anche per suscitare la fiducia dei potenziali clienti e fidelizzare quelli già acquisiti.

RACCOLTA DEI CONTATTI
Tenete un registro delle visite, in cui annotare tutti i dati anagrafici utili alla costruzione di un database, il più grande patrimonio invisibile di ogni azienda, e tutti gli elementi qualitativi utili alla gestione del contatto e del rapporto dopo l’evento.

LA COMUNICAZIONE STAMPA
La vostra presenza in fiera ha bisogno di essere supportata e può essere ulteriormente arricchita da attività rivolte alla stampa di settore, che abitualmente partecipa a una fiera. Quindi, cartella stampa e comunicati specifici, oltre a un utilizzo mirato degli eventuali profili social dell’azienda con foto, filmati, post e commenti in diretta, possono contribuire a tenere vivo l’interesse verso le vostre iniziative amplificandole anche oltre la manifestazione.

VISITATE LA FIERA
Non perdete l’occasione di osservare gli altri, di visitare la manifestazione, i competitor, di partecipare agli eventuali eventi e convegni in modo da raccogliere tutti gli elementi utili per una valutazione completa della manifestazione e riprogrammare meglio la vostra presenza all’edizione successiva.

DOPO LA FIERA

FOLLOW UP
Preparate una check list che vi permetta, a fine manifestazione, di fare un’analisi di tutti gli aspetti rilevanti della vostra partecipazione, una scheda sintetica che consentirà inoltre di raccogliere valutazioni utili per l’opportuna analisi costi/benefici e per decidere se e come partecipare alle edizioni successive.

Analizzate bene i contatti raccolti in stand che vi permetteranno di aggiornare ed integrare il vostro DB clienti in modo da programmare azioni di follow up mirate. Prima tra tutte, il ringraziamento a chi ha visitato il vostro stand!